Контроль и самоконтроль в профессиональной деятельности

И начинаем мы с ответа на первую часть: «Что такое контроль?». Во время своих семинаров я часто задаю этот вопрос аудиториям руководителей. Вы себе не представляете, насколько редко я слышу ответы, которые бы меня устраивали, ответы, которые бы описывали суть процесса контроля. А суть процесса в том, что это сравнение.

Это сравнение:

Если у нас нет целей, инструкций, указаний и технологических карт, можем ли мы контролировать? Если руководитель идет к подчиненным или вызывает их для контроля, а у него нет параметров для измерения и сравнения, то это не контроль, это что-то другое, у чего нет названия. Если параметры, которые начальник предъявляет к результатам или работе подчиненных, не доведены заранее до подчиненных, то подчиненные не понимают, что хочет от них начальник при очередном контроле. Если параметры для контроля разные при каждом контроле, то отношение подчиненных к начальнику может быть не очень (или совсем не) позитивным.

Второй вопрос - зачем нужен контроль? Ответ такой - регулярно исполняется только то, что регулярно или внезапно контролируется. Вряд ли можно рассчитывать на то, что все наши сотрудники будут делать все, что от них требуется, если не будет четкого контроля. Именно поэтому руководитель обязан контролировать все указания, отданные им.

Контроль может осуществляться через наблюдение за подчиненными, устный доклад или письменный отчет. Фактически контроль - это сбор информации и сравнение с тем, что мы задумывали. Таким образом, методы контроля - это:

Вопрос третий - каким бывает контроль? Можно рассматривать несколько форм или классификаций контроля. Первая классификация связана со временем. По этой классификации контроль бывает:

Плановый контроль мы осуществляем по заранее определенным плану и методам. При этом и план, и методы заранее известны подчиненным. Это контроль дискретен, т. е. не осуществляется непрерывно и постоянно.

Постоянный контроль осуществляется непрерывно по заранее определенным показателям и определенными заранее методами. Постоянный контроль дороже дискретного по затратам ресурсов на него. Поэтому постоянный контроль уместен там, где идут важные процессы, особенно те, которые могут привести к серьезным потерям или несут угрозы серьезных несчастных случаев или катастроф.

Внезапный контроль представляет отдельный интерес. Он может сочетаться как с плановым, так и с постоянным контролем и дополнять их. При этом при плановом контроле он может проводиться по тем же самым параметрам, которые контролирует плановый контроль, а при постоянном - оценивать неконтролируемые обычно параметры или оценивать те же параметры, только контролерами от вышестоящей инстанции или независимыми внешними контролерами.

Особенностью внезапного контроля является его внезапность (прошу извинить за тавтологию). Такой контроль должен проводиться неожиданно для подчиненных, а это означает, что, например, не может быть такого документа, как график внезапного контроля. Для правильной организации внезапного контроля есть смысл пользоваться таблицей или генератором случайных чисел. Только в этом случае в контроле не будет ни одного случайного ритма, который смогут просчитать подчиненные. Ведь руководитель живет в ритмах - в понедельник совещание, во вторник планерка и т. д. И то, что руководитель может счесть внезапной проверкой на самом деле окажется плановым мероприятием с точки зрения сотрудников. Преимущество внезапного контроля в том, что подчиненные ВСЕГДА ожидают контроля и НИКОГДА не могу его предсказать. Это стимулирует их к постоянству в хорошей работе.

Вторая классификация контроля относится к его объему. С этой точки зрения контроль бывает:

Выборочный контроль - это обычное действие руководителя, да и самого сотрудника при самоконтроле. Для этого рекомендуется выбрать 5-6 основных и самых важных параметров и контролировать только их. Большее количество параметров требует слишком много затрат на контроль при возможной нецелесообразности контролировать все.

Тотальный контроль необходим там же, где есть смысл в постоянном контроле, т. е. в условиях возможных больших потерь или угроз несчастных случаев или катастроф. Тотальный контроль - дорогое удовольствие, которое иногда по затратам дороже, чем основной производственный процесс, особенно когда есть двойной, тройной или многоуровневый контроль. Но и такой контроль иногда необходим.

Третья классификация - это классификация по субъекту контроля. Здесь возможны следующие варианты:

Самоконтроль - это когда сотрудник оценивает результаты и процессы своей работы по заранее определенным алгоритму и параметрам.

Внутренний контроль осуществляется силами организации. При этом могут быть задействованы внутренние контролеры. К ним относятся служба внутреннего аудита, служба инженера по технике безопасности, отдел труда и заработной платы и др.

Внешний контроль осуществляется внешними независимыми контролерами. Они могу быть из государственных (разного рода надзоры, например) или из коммерческих (аудиторские компании, например) организаций.

В дополнение к вышесказанному можно разделять контроль на контроль процессов и контроль результатов.

Контроль процессов осуществляется путем сравнения технологических процессов с инструкциями и технологическими картами. Контроль результатов осуществляется путем сравнения результатов труда с ранее установленными целями.

Основные составляющие самодисциплины:

1. самоорганизация (организация своей деятельности). Если представить идеальную картинку, то сотрудник, получая задачу от руководства, самостоятельно разрабатывает план ее решения с наименьшими потерями времени и трудозатрат. Он подходит творчески к любой работе, стремясь превратить даже повседневные дела в источник вдохновения и совершенствования в своей профессии. Управление такими сотрудниками сводится к четкому распределению задач и обработке полученных результатов.

2. самовоспитание (формирование приоритетных качеств). У каждой профессии есть ряд особенностей, работать с которыми удобнее, если у сотрудника определенные качества более развиты чем прочие. Так, например, для бухгалтера больше важна точность, чем коммуникабельность, в отличии от специалиста по работе с клиентами или рекрутера, где картина прямо противоположная.

3. саморегуляция (поддержание внутреннего равновесия). Каждая работа время от времени подкидывает ситуации, где психологическое напряжение переходит границу и выплескивает в рабочие конфликты. Сотрудник, стремящийся к саморегуляции, менее конфликтен, он ищет пути решения конфликтных ситуаций без участия или провоцирования. Лучше всего это описывает анекдот: 
- Как вы расслабляетесь? 
- А я не напрягаюсь…

4. самоконтроль (оценка и корректирование своей деятельности). При развитом самоконтроле сотрудник превращается сам для себя и в руководителя и в подчиненного: он производит регулярный анализ своей деятельности, стремясь достичь максимальной выгоды за минимальное время. В европейской модели это называется «работать по Парето» (20% времени приносят 80% прибыли), где время, затраченное не на получение дохода, отсекается.

5. выбор целей в жизни и в работы. «Какой солдат не мечтает стать генералом» Если сотрудник наметил себе карьерную цель, то уровень качества его работы стремительно повышается. Ведь он приходит не для того, что «отсидеть» положенные 8 часов, а в конце месяца получить зарплату: его цель – как можно быстрее довести навыки до совершенства, чтобы шагнуть на новую ступень.

6. планирование времени. Это тайм-менеджмент. О нем я буду писать много и отдельно.

7. информационный поиск. Стремление к новым знаниям, овладение новыми технологиями и мониторинг рынка своей отрасли позволяет специалисту постоянно расти в профессионально плане.

8. рационализация мышления;

9. самообразование. По данным статистики, большее число слушателей курсов и семинаров составляют руководители среднего звена и высший менеджмент. Те, кто знает о дороге наверх, стремятся идти только вперед. А сотрудник, приносящий в свою работу новую технологию, самостоятельно апробирующий ее и получающий результаты, фактически выполняет работу руководства, в обязанности которого входит оптимизация технологии работы сотрудников и повышение прибыли компании.

10. технология здоровья (сохранение и укрепление здоровья как первоосновы высокой трудоспособности и полноценной жизни).

Предполагая, что внутренний мир человека нерасторжимо связан с его профессиональной успешностью, японцы включают сюда также и стремление к совершенству внутреннего мира, добавляя:

И в качестве рекомендаций:

Получайте удовольствие от своего развития.

Яндекс.Метрика